Urząd Stanu Cywilnego posiada i przechowuje :

1. 100 letnie księgi aktów stanu cywilnego.

Art.83 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1986 roku - Prawo o aktach stanu cywilnego /Dz. U. z 1986 roku Nr 36 poz. 180 z późniejszymi zmianami / reguluje udostępnianie danych z ksiąg stanu cywilnego, stanowi że, odpisy z ksiąg i zaświadczenia wydaje się na wniosek sądu lub innego organu państwowego , osoby której stan cywilny został w akcie potwierdzony , jej wstępnego, zstępnego, rodzeństwa, małżonka lub przedstawiciela ustawowego.

Art.83 ust.2 zezwala na wydanie odpisów i zaświadczeń innym osobom niż wymienione w ust.1 , które wykażą interes prawny oraz na wniosek organizacji społecznych , jeżeli jest to uzasadnione celami statutowymi i przemawia za tym interes społeczny. Zaświadczenie o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego może być także wydane na wniosek innych zainteresowanych osób. Zgodnie z art. 25 powołanej wyżej ustawy księgi stanu cywilnego za zezwoleniem kierownika USC można udostępnić upoważnionym przedstawicielom organów państwowych oraz instytucji naukowych w celu przeglądania .

2. Akta zbiorowe stanowiące podstawę sporządzania aktów stanu cywilnego.

§ 15 ust.5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenie ksiąg stanu cywilnego , ich kontroli , przechowywania i zabezpieczania oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów / Dz. U. z 1998 roku Nr 136 poz. 884 z późniejszymi zmianami / który stanowi , że z akt zbiorowych wydaje się zaświadczenia , odpis lub potwierdzoną kserokopię dokumentów znajdujących się w tych aktach na żądanie sądu, prokuratora lub na wniosek osoby, która wykaże interes prawny.

Akta stanu cywilnego mają charakter deklaratoryjny co oznacza, że skutki prawne istnieją od momentu nastąpienia zdarzenia , a nie jego rejestracji. Są dokumentami szczególnymi podlegającymi ochronie prawnej , jako że zawierają dane osobowe , które Kodeks cywilny w art. 23 poddał ochronie prawa cywilnego. Podlegają ochronie Państwa niezależnie od ochrony przewidzianej przez inne przepisy .

Przy wydawania dokumentów obowiązuje zasada ograniczonej jawności formalnej ksiąg i aktów stanu cywilnego .