Dobrzyniewo Duże, 04.12.2020 r.

Or.271.4.2020

ZAPYTANIE OFERTOWE

Przedmiot zamówienia:

Wybór Instytucji Finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) dla Urzędu Gminy Dobrzyniewo Duże oraz jednostek organizacyjnych Gminy Dobrzyniewo Duże.

Rozdział 1. Nazwa i adres Zamawiającego

Urząd Gminy Dobrzyniewo Duże

ul. Białostocka 25

16-002 Dobrzyniewo Duże

e-mail: kancelaria@dobrzyniewo.pl

Rozdział 2. Tryb udzielenia zamówienia

1. Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1843 ze zm.), zwanej dalej „ustawą Pzp”,
2. Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, jawności i przejrzystości.

Rozdział 3. Opis przedmiotu zamówienia

1. Nazwa postępowania nadana przez Zamawiającego: Wybór Instytucji Finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) dla Urzędu Gminy Dobrzyniewo Duże oraz jednostek organizacyjnych Gminy Dobrzyniewo Duże.
2. Znak postępowania: 271.4.2020
3. Przedmiotem zamówienia jest wybór Instytucji Finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) dla Urzędu Gminy Dobrzyniewo Duże oraz jednostek organizacyjnych Gminy Dobrzyniewo Duże zgodnie z warunkami zawartymi w niniejszym zapytaniu oraz na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1342 ze zm.).
4. Istotne warunki zamówienia:

4.1. Zapewnienie przez Wykonawcę wsparcia w procesie implementacji PPK w tym:

1. przeprowadzenie kampanii informacyjnej wśród pracowników jednostek organizacyjnych gminy na temat PPK wraz z dostarczeniem materiałów informacyjnych;
2. przeprowadzenie przeszkolenia wskazanych przez Zamawiającego pracowników jednostek organizacyjnych z zakresu zasad i obsługi administracyjnej i księgowej PPK;
3. opracowanie wstępnego harmonogramu wdrożenia.

4.2. Kompleksowe wsparcie formalno-prawne związane z przygotowaniem PPK w tym:

1. przygotowanie pełnej dokumentacji i wzorów dokumentów dotyczących PPK w wersji papierowej i elektronicznej,
2. wsparcie prawne przy rozwiązywaniu problemów interpretacyjnych,
3. opracowanie procedury wdrożenia PPK oraz zasad jego funkcjonowania w uzgodnieniu z Zamawiającym.

4.3. Uruchomienie, wdrożenie i bieżąca obsługa PPK w tym:

1. dedykowany koordynator/opiekun do współpracy z Zamawiającym i jednostkami organizacyjnymi gminy;
2. platforma internetowa i infolinia do bieżącej obsługi uczestników PPK;
3. niezbędne wsparcie przy dostosowaniu programu kadrowo-płacowego posiadanego przez Zamawiającego;
4. aplikacja dla Zamawiającego do zarządzania PPK przez internet.

5. Informacje o Zamawiającym:

Struktura wiekowa zatrudnienia w jednostkach organizacyjnych Gminy Dobrzyniewo Duże według stanu na dzień 30.11.2020 r. zgodnie z definicją zawartą w ustawie o PPK:

Wykaz jednostek organizacyjnych Gminy Dobrzyniewo Duże:

Urząd Gminy Dobrzyniewo Duże

Gminne Centrum Kultury w Dobrzyniewie Dużym

Gminna Biblioteka Publiczna w Dobrzyniewie Dużym

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Dobrzyniewie Dużym

Zespół Szkolno-Przedszkolny w Dobrzyniewie Dużym

Zespół Szkolno-Przedszkolny w Nowym Aleksandrowie

Zespół Szkolno-Przedszkolny w Fastach

Szkoła Podstawowa w Obrubnikch

Szkoła Podstawowa w Pogorzałkach

6. Nazwa i kod według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):

66131100-8 Usługi inwestycji w fundusze emerytalno-rentowe

Rozdział 4. Termin wykonania zamówienia

Termin realizacji przedmiotu zamówienia:

• zawarcie umowy o zarządzanie PPK w terminie do 31.12.2020 r.;
• zrealizowanie postanowień zawartych w Rozdziale 3 "Opis przedmiotu zamówienia" pkt. 4 "Istotne warunki zamówienia" w terminie do dnia 01.04.2021 r.;
• zawarcie umów o prowadzenie PPK najpóźniej do dnia 10.04.2021 r.

Rozdział 5. Informacje dotyczące ofert częściowych i wariantowych

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wariantowych.

Rozdział 6. Informacja o sposobie porozumiewania się

Wszelkie pytania i wnioski dotyczące niniejszego postępowania należy kierować drogą elektroniczną na adres: k.baginski@dobrzyniewo.pl lub telefonicznie do Sekretarza Gminy, tel. 727 793 510.

Rozdział. 7. Termin związania ofertą

Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 90 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

Rozdział 8. Opis sposobu przygotowania oferty

1. Wykonawca zobowiązany jest przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym zapytaniu.
2. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego.
3. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
4. Ofertę należy przygotować w języku polskim.
5. Oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione do jej podpisania zgodnie z zasadami reprezentacji z aktualnego wpisu do właściwych rejestrów/ewidencji lub przez pełnomocnika/pełnomocników zgodnie z zakresem załączonego pisemnego pełnomocnictwa. Jeśli upoważnienie nie wynika z ogólnie dostępnych danych rejestrowych (wpis KRS, CEIDG) wówczas należy załączyć dokument poświadczający umocowanie danej osoby/ osób do podpisania oferty.
6. Zaleca się aby wszelkie poprawki w tekście oferty były naniesione w czytelny sposób i parafowane przez upoważnioną(e) osobę(y).
7. Zamawiający wymaga, aby oferta zawierała co najmniej:

Rozdział 9. Miejsce oraz termin składania ofert

1. Ofertę należy przesłać pocztą tradycyjną (złożyć osobiście) na adres: Urząd Gminy Dobrzyniewo Duże, ul. Białostocka 25, 16-002 Dobrzyniewo Duże, dopuszcza się złożenie oferty drogą elektroniczną za pośrednictwem platformy e-PUAP lub na adres e-mail: kancelaria@dobrzyniewo.pl w terminie do dnia 15 grudnia 2020 r. do godz. 10.00 (decyduje data i godzina wpływu).
2. W tytule wiadomości/na kopercie prosimy o umieszczenie dodatkowego zapisu: „Oferta PPK".
3. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostaną pozostawione bez rozpatrzenia.

Rozdział 10. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert

1. Kryteria podstawowe – max. 80%:

2. Kryteria dodatkowe (ocena ekspercka) – max. 20%

Obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

3. Oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów w ww. kryteriach oceny ofert zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z liczbą uzyskanych punktów.

4. Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą średnią opłatę za zarzadzanie PPK; a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej średniej opłacie za zarzadzanie PPK, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą średnia opłatą za osiągnięty wynik PPK; a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej średniej opłacie za osiągnięty wynik PPK, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z największą liczbą podpisanych umów o prowadzenie PPK.

Rozdział 11. Informacje o przebiegu, procedurze i zasadach postępowania

Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany lub odwołania zapytania oraz zakończenia postępowania bez wyboru żadnej oferty bez uzasadnienia i podawania przyczyny. Zamawiający nie ponosi wobec Wykonawcy żadnej odpowiedzialności z tego tytułu a Wykonawca zrzeka się dochodzenia w tym zakresie wszelkich roszczeń od Zamawiającego.

W razie zaistnienia okoliczności powodujących, że zawarcie umowy lub jej wykonanie nie będzie leżeć w interesie Zamawiającego, Zamawiający ma prawo do odstąpienia od zawarcia umowy.

Ponadto zamawiający zastrzega sobie prawo do:

1. Żądania uzupełnienia przez Wykonawcę złożonej oferty i załączonych do niej dokumentów, w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, jeśli Wykonawca nie dostarczył wszystkich żądanych dokumentów czy informacji, dostarczył dokumenty lub informacje zawierające błędy, nieścisłości lub w dokumentach brak wszystkich informacji wymaganych przez Zamawiającego.

2. Żądania wyjaśnienia przez Wykonawcę złożonych ofert i załączonych dokumentów telefonicznie, pocztą elektroniczną lub za pomocą faksu, w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.

3. Żądania poprawienia złożonych ofert i załączonych do nich dokumentów o ile zawierają one błędy lub inne nieścisłości w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.

Oferty wykonawców, którzy w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego:

a)  nie uzupełnili złożonych ofert i załączonych do nich dokumentów,
b) nie wyjaśnili złożonych ofert lub załączonych do nich dokumentów,
c) nie poprawili złożonych ofert i załączonych do nich dokumentów,

nie będą rozpatrywane (oferty zostaną odrzucone).

4. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

5. Umowy zostaną zawarte na wzorze Wykonawcy, z uwzględnieniem wymagań określonych w niniejszym Zapytaniu ofertowym oraz na podstawie deklaracji Wykonawcy zawartych w złożonym Formularzu Ofertowym.

6. W przypadku gdy wybrany Wykonawca odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów (podpisanie umowy z kolejnym wykonawca jest prawem a nie obowiązkiem Zamawiającego).

Rozdział 12. Informacje dotyczące RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 z późn. zm.) dalej RODO informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Dobrzyniewo Duże z siedzibą w Dobrzyniewie Dużym przy ulicy Białostockiej 25 reprezentowana przez Wójta.
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych możliwy jest pod adresem e-mail: iod@eterneco.eu lub pisemnie na adres Administratora danych.
3. Dane osobowe Pana/Pani będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w związku z postępowaniem udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
4. Odbiorcami danych osobowych będą podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa oraz podmioty, które będą przetwarzały Pana/Pani dane osobowe w imieniu Administratora na postawie zawartej z Administratorem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (tj. podmioty przetwarzające).
5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
6. Posiada Pan/Pani prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, na podstawie art. 15 RODO oraz z zastrzeżeniem przepisów prawa przysługuje Panu/Pani prawo do: sprostowania danych osobowych na podstawie art. 16 RODO, ograniczenia przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 18 RODO.
7. W przypadku uznania, iż przetwarzanie przez Administratora Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
8. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą podlegały zautomatyzowanemu profilowaniu.
9. Dane osobowe nie będą przekazywane do podmiotów poza Unią Europejską lub Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Podanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji w/w celu. Niepodanie danych osobowych uniemożliwi udział w w/w postępowaniu.

Rozdział 13. Załączniki

1. Formularz Ofertowy
2. Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych

Wojciech Cybulski

Wójt Gminy Dobrzyniewo Duże