Procedura zgłoszeń zewnętrznych

Zarządzenie nr 54/24 Wójta Gminy Dobrzyniewo Duże z dnia 10 grudnia 2024 r. w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych - [PDF, 3,9MB]

I. Zgodnie z Procedurą zgłoszeń zewnętrznych zgłoszenia naruszenia prawa można dokonać pisemnie:

• w formie listownej na adres: Urząd Gminy Dobrzyniewo Duże, ul. Białostocka 25, 16-002 Dobrzyniewo Duże, z dopiskiem na kopercie „zewnętrzne zgłoszenie nieprawidłowości – do rąk własnych Sekretarza Gminy”. Na kopercie nie należy podawać żadnych danych osobowych nadawcy.
• na adres poczty elektronicznej: zgloszenie.zewnetrzne@dobrzyniewo.pl

lub ustnie:

• za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej, nr tel. 727 793 510;
• na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania tego wniosku.

Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać:

• dane sygnalisty, tj. imię, nazwisko, adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej i numer telefonu,
• datę i miejsce sporządzenia;
• dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
• opis nieprawidłowości zauważonych w związku z wykonywaniem pracy oraz ich daty;
• dokumenty i inne środki dowodowe, mogące potwierdzić wystąpienie faktów stanowiących podstawę zgłoszenia, wykaz świadków.
  
  wzór zgłoszenia zewnętrznego - [DOCX, 18KB] - pobierz

II. Osoba upoważniona do kontaktu z sygnalistą:

1. Krzysztof Bagiński – Sekretarz Gminy, nr tel. 727 793 510

III. Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych sygnalisty oraz danych osobowych osób ujętych w zgłoszeniu sygnalisty.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 oraz art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 z późn. zm.) dalej RODO informuję, że:

1. Administratorem danych osobowych jest Urząd Gminy w Dobrzyniewie Dużym ulica Białostocka 25, 16-002 Dobrzyniewo Duże reprezentowany przez Wójta, dalej Administrator.
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych możliwy jest pod adresem e-mail: iod@dobrzyniewo.pl lub pisemnie na adres Administratora danych.
3. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO tj. Pana/Pani zgody jeżeli nie decyduje się Pan/Pani na zachowanie anonimowości oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, a także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa.
4. W przypadku, gdy nie jest Pan/Pani osobą dokonującą zgłoszenia (osoba postronna np.: świadek naruszenia), to Pana/Pani dane osobowe zostały pozyskane od osoby dokonującej zgłoszenia (od sygnalisty). Wówczas będą przetwarzane Pana/Pani dane osobowe w zakresie podanym w zgłoszeniu przez sygnalistę.
5. Odbiorcami Pana/Pani danych osobowych będą podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa lub inne podmioty, które przetwarzają dane osobowe w imieniu Administratora na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
6. Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane nie dłużej niż przez okres 3 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.
7. Posiada Pan/Pani prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, na podstawie art. 15 RODO oraz z zastrzeżeniem przepisów prawa przysługuje Panu/Pani prawo do: sprostowania danych osobowych, na podstawie art. 16 RODO, usunięcia danych, na postawie art. 17 RODO, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowanej władzy publicznej, ograniczenia przetwarzania danych osobowych, na podstawie art. 18 RODO, wniesienia sprzeciwu na podstawie art. 21 RODO cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 7 RODO. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
8. W przypadku uznania, iż przetwarzanie przez Administratora danych osobowych narusza przepisy RODO przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
9. Pana/Pani dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą podlegały zautomatyzowanemu profilowaniu.
10. Dane osobowe nie będą przekazywane do podmiotów poza Unią Europejską lub Europejskim Obszarem Gospodarczym.
11. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale może okazać się niezbędne dla potrzeb weryfikacji i prowadzenia postepowania wyjaśniającego oraz wykrywania nieprawidłowości. W razie potrzeby, podanie danych osobowych może okazać się niezbędne dla skontaktowania się z osobą dokonującą zgłoszenia. Brak podania danych osobowych może utrudnić lub uniemożliwić realizację uzasadnionych interesów Administratora w postaci weryfikacji zgłoszenia i przeprowadzenia postepowania wyjaśniającego. W pozostałych przypadkach podanie danych osobowych jest dobrowolne.